¿Cuando se refieren a funciones de oficina que domina?

Se requieren distintas funciones adecuadas para asegurar que las empresas u organizaciones logren sus objetivos. Existen en la actualidad ciertas consideraciones básicas que se deben de tomar en cuenta en una oficina, a continuación hablaremos de ellas.


oficina

Aspectos importantes dentro de una oficina

Algunos aspectos principales los clasificamos a continuación:

Atención al cliente y al personal

  • Recepción: Es aquí en donde se da el primer contacto con el individuo a la hora de llegar a una determinada entidad. Esta función consiste en proporcionar todo tipo de información y asistencia. Hay que recordar que la primera impresión es muy importante.
  • Atención al público: Debe de tenerse siempre claras las necesidades que presenta el individuo, proporcionar soluciones y apoyo, utilizando de forma correcta el conocimiento de los productos y servicios que se manejan y haciendo las preguntas correctas para lograr este objetivo.
  • Atención telefónica a usuarios externos e internos: Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono, así como proporcionar la información básica si es necesaria.

Trabajo con documentos y archivos

  • Administrar la documentación: Los expedientes de los empleados, así como los documentos se convierten en un proceso importante para las  organizaciones. Los administradores de documentos son responsables de la ubicación y de la obtención de estos, en caso de que se requiera.
  • Clasificación de documentos: Facilitar la localización de los documentos. Cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación exacta, de forma que su búsqueda sea eficiente y su localización sea rápida.
  • Control de documentos: Garantizar que se utilicen los documentos adecuados. Además, asegurar que los documentos que se solicitan estén controlados de acuerdo a los requerimientos de la empresa y de esa forma poder evitar errores y mejorar la calidad de los productos, así como también de los servicios.
  • Registrar y despachar correspondencia por correo: Esta función se centra en ordenar y distribuir los emails y la correspondencia entrante, y preparar el correo saliente o el que debe ser recogido por mensajería.

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