15 Ejemplos de funciones de oficina que domina 【para empleo】

Se requieren distintas funciones adecuadas para asegurar que las empresas u organizaciones logren sus objetivos. Existen en la actualidad ciertas consideraciones básicas que se deben de tomar en cuenta en una oficina, estas se conocen como "funciones de oficina que domina" 【en las solicitudes de empleo】 y en este artículo te vamos a hablar de algunas.

Ejemplos de "funciones de oficina que domina"

Las "funciones de oficina que domina" se pueden clasificar según su tipo, en las siguientes categorías.

Atención al cliente y al personal

1. Recepción. Es aquí en donde se da el primer contacto con el individuo a la hora de llegar a una determinada entidad. Esta función consiste en proporcionar todo tipo de información y asistencia. Hay que recordar que la primera impresión es muy importante.
2. Atención al público. Deben de tenerse siempre claras las necesidades que presenta el individuo, proporcionar soluciones y apoyo, utilizando de forma correcta el conocimiento de los productos y servicios que se manejan y haciendo las preguntas correctas para lograr este objetivo. La atención al público puede ser de manera personal o bien por otros medios como por ejemplo teléfono o correo electrónico.
3. Atención telefónica a usuarios externos e internos. Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono, así como proporcionar la información básica si es necesaria.

Trabajo con documentos y archivos

1. Administrar la documentación. Los expedientes de los empleados, así como los documentos en general, se convierten en un proceso importante para las organizaciones. Los administradores de documentos son responsables de la ubicación y de la obtención de estos, en caso de que se requiera.
2. Clasificación de documentos. Facilitar la localización de los documentos. Cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación exacta, de forma que su búsqueda sea eficiente y su localización sea rápida.
3. Control de documentos. Garantizar que se utilicen los documentos adecuados. Además, asegurar que los documentos que se solicitan estén controlados de acuerdo a los requerimientos de la empresa y de esa forma poder evitar errores y mejorar la calidad de los productos, así como también de los servicios.
4. Registrar y despachar correspondencia por correo. Esta función se centra en ordenar y distribuir los emails y la correspondencia entrante, y preparar el correo saliente o el que debe ser recogido por mensajería física.
5. Creación de informes. Luego de realizar alguna tarea por lo general se requiere de redacción y entrega de informes por parte del personal de trabajo, los empleados deben de dominar perfectamente este tema ya que los gerentes de las empresas están pidiendo informes todo el tiempo. Incluso el empleado debe ser capaz de generar informes relacionados con tareas ajenas a su cargo laboral.

Labores relacionadas con el equipo

1. Manejar equipo de oficina. Es importante que el empleado sea capaz de manejar el equipo que se utiliza en la oficina día a día, entre ese equipo están fotocopiadoras y escáneres, máquinas de fax, sistemas de correo de voz, entre otros.
2. Administrar equipo informático. En una época en donde la tecnología cobra cada vez más importancia, es muy relevante que el empleado sea capaz de dominar las funciones básicas de una computadora. El empleado debe saber como crear documentos en una computadora, usando programas de ofimática básica como Word, Excel, Power Point. También se valora el conocimiento extra, como el manejo de programas de edición de audio o video, programas para el desarrollo de software o cualquier aspecto que brinde una ventaja competitiva para la empresa.

Trabajo interno dentro de la empresa

1. Realizar planificaciones. Se trata de una tarea muy importante, ya que consiste en la realización de planificaciones para proyectos presentes y futuros. De esta función dentro de una empresa depende el éxito o fracaso de un proyecto, por eso es muy importante que un empleado domine esta habilidad, ya que la empresa requiere de empleados que aporten un valor extra a la entidad.
2. Programar reuniones y llevarlas a cabo. Es importante que un empleado sea capaz de coordinar la agenda de los empleados, para poder asistir a reuniones en horarios y lugares específicos. Estas reuniones también se llevan a cabo con clientes de la empresa, con el fin de adquirir nuevos clientes o medir avances logrados. Si las reuniones son dentro de los empleados de la organización, el objetivo es el intercambio de ideas y orientar los esfuerzos a un objetivo en común.
3. Gestión de finanzas. Es importante que el dinero de la empresa se use en beneficio de la misma, por eso los empleados deben saber gestionar el dinero para hacer compras de productos o servicios o para gastos relacionados con la empresa, como viáticos por ejemplo. En cambio si el dinero se usa de manera inadecuada, en casos extremos puede significar incluso la bancarrota de una entidad.
4. Logística. Esta función consiste en la capacidad del empleado para poder mover los productos o servicios desde los proveedores hasta los clientes, es parte fundamental del funcionamiento de la entidad porque se está trabajando con la materia prima que genera el dinero y trabajo para todos los empleados.
5. Conocer el protocolo institucional. Cada empresa se rige por sus propias normas y estándares de calidad, por eso es importante que el empleado conozca letra a letra el protocolo institucional. En este punto entran aspectos generales como la forma de vestir dentro del trabajo, colores que utiliza la institución, misión y visión de la empresa, certificados de calidad que se manejan y más.

Si quieres conocer otros artículos parecidos a 15 Ejemplos de funciones de oficina que domina 【para empleo】 puedes visitar la categoría Oficina.